Dacă urmează să trimiteți prin fax o scrisoare, urmați anumite reguli atunci când o compuneți, astfel încât să fie citită de destinatar și nu trimisă direct în coșul de hârtie.
Instrucțiuni
Pasul 1
Compuneți o scrisoare într-un editor de text MS Word sau utilizând un șablon care poate fi selectat în MS Publisher (cu sigla companiei). Dacă aveți de gând să trimiteți tabele, este acceptabil să utilizați și MS EXEL. Imaginile trebuie să aibă extensia.jpgG.
Pasul 2
Dimensiunea unei scrisori standard trimise prin fax este de o pagină A4. Font - dimensiune de cel puțin 10 puncte. Prin urmare, nu vă răspândiți gândurile de-a lungul copacului, astfel încât să nu trebuie să trimiteți o scrisoare pe mai multe pagini. Și nu încercați să încadrați toate informațiile pe care credeți că sunt necesare pe o singură pagină folosind dimensiuni de font apropiate de zero.
Pasul 3
Fii clar și concis. Dacă destinatarul dvs. are nevoie de informații suplimentare, tabele de informații, imagini, el nu va ezita să vă informeze despre acest lucru prin numerele de telefon sau adresa de e-mail indicate în scrisoarea dvs. Scrieți numai despre ceea ce poate fi de interes destinatarului dvs. Dacă v-a fost trimisă o cerere, vă rugăm să răspundeți numai la aceasta.
Pasul 4
Nu introduceți imagini prea mici sau imagini cu grafică complexă în text, astfel încât destinatarul dvs. să nu aibă o impresie literalmente „neclară” despre dvs., despre serviciile dvs. și despre compania dvs.
Pasul 5
Adresați-vă fiecărui destinatar după nume și patronimic, chiar dacă trimiteți scrisori prin fax. Asigurați-vă că mulțumiți destinatarului pentru citirea acestei scrisori și abia apoi treceți la prezentarea informațiilor pe care le aveți despre bunurile sau serviciile dvs. sau la răspunsul la întrebarea sa.
Pasul 6
Dacă sunteți angajat în corespondență comercială, încercați să atrageți atenția unui potențial client cu prețuri și reduceri pentru bunurile sau serviciile dvs., evidențiindu-le grafic.
Pasul 7
Când vă terminați scrisoarea, asigurați-vă că vă exprimați speranța pentru o cooperare suplimentară. Indicați adresa, numărul de telefon / fax și e-mailul organizației dvs. (chiar dacă acestea au fost deja indicate de dvs. anterior).
